HOTLINE: 1900 4767
Gửi hóa đơn điện tử qua email là hình thức gửi được áp dụng phổ biến hiện nay, đảm bảo chính xác, an toàn thông tin. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách gửi hóa đơn điện tử qua email hiệu quả, nhanh chóng.
Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua email.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3, Điều 21, Nghị định 123/2021/NĐ-CP của Chính Phủ quy định trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nêu rõ:
“2. Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
3. Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.”
Theo quy định người bán khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ phải gửi cho người mua. Tuy nhiên, trường hợp có rất nhiều hóa đơn chứng từ của nhiều khách hàng khác nhau cần phải gửi đi đòi hỏi công tác gửi hóa đơn đáp ứng được gửi nhanh chóng, thuận tiện, bảo mật thông tin. Do đó lựa chọn gửi hóa đơn điện tử qua email được ưu tiên và áp dụng phổ biến.
>> Tham khảo: Cách lập mẫu kế hoạch quản lý tài chính chuyên nghiệp.
Gửi hóa đơn điện tử qua email như thế nào để tối ưu hóa cho doanh nghiệp và khách hàng. Trên thực tế có 2 cách gửi hóa đơn điện tử qua email mà người bán áp dụng. Tùy từng trường hợp cụ thể người bán có thể linh động lựa chọn cách gửi hóa đơn phù hợp.
Gửi hóa đơn điện tử qua email trên phần mềm E-Invoice.
Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp qua email cho người mua là người bán sau khi lập hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế cấp mã sẽ thực hiện gửi trực tiếp cho người mua như cách gửi email thông thường.
Cụ thể các bước gửi hóa đơn trực tiếp như sau:
Việc gửi hóa đơn điện tử trực tiếp qua email thường áp dụng cho các trường hợp phát sinh ít hóa đơn, khách hàng mua là khách hàng mới, khách hàng không thường xuyên.
Bên cạnh việc gửi hóa đơn điện tử (HĐĐT) qua email một cách trực tiếp người bán có thể gửi hóa đơn qua email trên phần mềm hóa đơn điện tử. Cách gửi này thường áp dụng cho các trường hợp cần gửi nhiều hóa đơn, khách hàng mua thường xuyên.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Trường hợp người bán đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice để lập, quản lý trạng thái hóa đơn, chứng từ sẽ thực hiện gửi như sau:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Người bán đăng nhập vào trình quản lý của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Bước 2: Chọn trình quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng
Kích chuột vào menu “Hóa đơn điện tử có xác thực” sau đó nhấn chọn “Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng”.
Quản lý việc gửi hóa đơn cho khách hàng.
Khi này trên giao diện của hệ thống xuất hiện các hóa đơn điện tử đã lập, trạng thái của các hóa đơn (hóa đơn chưa lập, hóa đơn đã gửi hoặc chưa gửi thành công).
Bước 3: Chọn hóa đơn cần gửi
Để chọn hóa đơn cần gửi bạn có thể làm theo 2 cách sau:
- Một là tích trực tiếp vào hóa đơn cần gửi hiển thị trên màn hình.
- Hai là sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm hóa đơn: tiến hành nhập dữ liệu vào các trường ô tìm kiếm để tìm nhanh hóa đơn cần gửi.
Sau khi tích chọn tất cả các hóa đơn cần gửi bạn bạn nhấn chọn ô“Gửi mail” ở góc dưới bên trái màn hình.Khi này hệ thống sẽ điều hướng giúp bạn gửi các hóa đơn đến email của khách hàng một cách tự động.
>> Tham khảo: Các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử.
Lưu ý 1:
Khi dùng phần mềm HĐĐT E-invoice bạn hoàn toàn có thể theo dõi trạng thái đã gửi email cho khách hàng với từng đơn hàng thông qua trạng thái được thông báo trên mỗi hóa đơn gồm:
- Đã gửi email
- Đã gửi email (Khách hàng chưa xác nhận)
- Đã gửi email (Khách hàng đã xác nhận)
Theo cách gửi hóa đơn này, bạn có thể quản lý hóa đơn, chứng từ một cách dễ dàng đồng thời gửi cùng một lúc nhiều hóa đơn mà vẫn đảm bảo chính xác, tối ưu hiệu quả làm việc.
Ảnh minh họa.
Lưu ý 2:
Khi hóa đơn được gửi sẽ có những hóa đơn bị lỗi hoặc khách hàng thay đổi email nhận hóa đơn. Trường hợp khách hàng thay đổi email nhận hóa đơn điện tử, bạn có thể cập nhật email mới ngay trên phần mềm. Khi này bạn cần xử lý trạng thái gửi hóa đơn cụ thể như sau:
- Chọn hóa đơn cần sửa và ấn nút “Xử lý trạng thái gửi hóa đơn”.
- Thay đổi thông tin email người nhận hoặc các thông tin khác (nếu có)
- Tích chọn vào trạng thái hợp lý và ấn nút “Ghi” để lưu lại.
- Nhấn chọn “Gửi” để gửi hóa đơn vào email mới cập nhật.
Với các trường hợp danh sách hóa đơn gửi lỗi nếu muốn sửa lại địa chỉ email cũng thực hiện tương tự để đảm bảo hóa đơn được gửi đến đúng đối tượng khách hàng.
>> Tham khảo: Quy định ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
Thay đổi email nhận hóa đơn điện tử trên phần mềm E-Invoice.
Trên đây là hướng dẫn về hai cách gửi hóa đơn điện tử qua email. Với cách gửi hóa đơn thông qua phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice hỗ trợ cá nhân, doanh nghiệp thực hiện quản lý hóa đơn hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí.
Bên cạnh đó, E-Invoice còn tích hợp nhiều trình quản lý ưu việt, quản lý thông minh giúp tạo lập hóa đơn, chứng từ chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất công việc.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
