HOTLINE: 1900 4767
Quản lý văn bản online là phương thức khá phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay. Công nghệ số bùng nổ, các phương thức làm việc điện tử, trực tuyến phủ sóng mọi lĩnh vực, ngành nghề. Điển hình là các giải pháp quản lý văn bản điện tử, văn phòng điện tử. Vậy tại sao doanh nghiệp nên quản lý văn bản online?
Tại sao doanh nghiệp nên quản lý văn bản online?
Để lý giải vì sao doanh nghiệp nên quản lý văn bản online, doanh nghiệp cần so sánh phương thức này với các công cụ quản lý văn bản truyền thống.
Đây là phương thức truyền thống và áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp trước đây. Sử dụng toàn bộ các khâu, quy trình trên giấy tờ và các công cụ thủ công, phương thức này cho thấy nhiều vấn đề bất cập như: mất nhiều thời gian, tốn nhiều chi phí, kém hiệu quả, nhiều rủi ro.
.png)
Quản lý văn bản bằng sổ sách tồn tại nhiều bất cập.
Hình thức này có cải tiến so với phương thức sử dụng hồ sơ, sổ sách. Dữ liệu được lưu trên máy tính giúp nhiều người tiếp cận để tra cứu, sử dụng. Tuy nhiên, phương thức này vẫn tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu và khi khối lượng dữ liệu lớn, việc quản lý sẽ rất khó khăn và dễ xảy ra sai sót.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý văn bản để quản lý toàn bộ dữ liệu. Đây là phương thức hiện đại nhất hiện nay. Khắc phục toàn bộ những hạn chế của hai phương pháp trên, các phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật trên hệ thống, quá trình quản lý trực tuyến hiệu quả và thuận tiện hơn.
Vì vậy, thay vì sử dụng các giải pháp truyền thống với nhiều điểm bất cập, hiệu quả kém, doanh nghiệp nên sớm áp dụng các giải pháp quản lý văn bản online. Không những giúp quản lý văn bản, hồ sơ, các giải pháp này còn tích hợp thêm nhiều tính năng tiện ích cho doanh nghiệp trong công tác quản trị văn phòng.
Áp dụng quản lý văn bản trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
Quản lý văn bản online thúc đẩy tiến trình “số hóa” doanh nghiệp.
CloudOffice là giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào mảng quản trị văn phòng, hướng tới xây dựng một văn phòng điện tử “không giấy tờ” nhằm mang lại những lợi ích thiết thực nhất cho doanh nghiệp. Đáp ứng toàn bộ các yêu cầu về quản lý văn bản, CloudOffice cung cấp nhiều tính năng tiện ích giúp doanh nghiệp quản lý văn bản online đơn giản, thuận tiện và hiệu quả:
CloudOffice - Giải pháp quản lý văn bản điện tử khoa học, chuyên nghiệp.
Dựa vào các thông tin trên đây, doanh nghiệp có thể tham khảo để nắm được tại sao nên sử dụng quản lý văn bản online. Công nghệ số ngày càng phát triển và được ứng dụng rộng rãi, doanh nghiệp cần sớm cập nhật để “bắt kịp” thời đại.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
