HOTLINE: 1900 4767
Quản lý văn bản điều hành là quy trình đóng vai trò rất quan trọng đối với phần lớn các doanh nghiệp. Văn bản điều hành không được quản lý khoa học, chặt chẽ sẽ ảnh hưởng đến nhiều bộ phận liên quan và hoạt động chung của công ty. Doanh nghiệp có thể tham khảo các thông tin dưới đây để có phương hướng trong công tác quản lý văn bản.
Quản lý văn bản điều hành trong doanh nghiệp như thế nào hiệu quả?
Văn bản điều hành hay còn được gọi là văn bản hành chính thông thường bao gồm những văn bản mang tính chất thông tin điều hành hoặc các văn bản quy phạm pháp luật, dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình các hoạt động của tổ chức như: giao dịch, trao đổi và ghi chép công việc.
Thông thường, văn bản điều hành bao gồm hai loại chính sau:
Công văn là một dạng của văn bản điều hành.
>> Tham khảo: Hướng dẫn quy trình quản lý văn bản.
Đối với văn bản điều hành, quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện, sắp xếp hệ thống các loại văn bản điều hành của doanh nghiệp theo một nguyên tắc và trình tự nhất định. Công tác quản lý văn bản là một trong những mặt quan trọng của công tác văn thư.
Quản lý văn bản điều hành là khâu thường xuyên và đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Quản lý văn bản khoa học, ngăn, nắp, theo thứ tự sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều hoạt động của doanh nghiệp và tránh được nhiều rủi ro:
Quản lý văn bản hiệu quả sẽ giúp tìm kiếm, tra cứu thông tin dễ dàng.
Có rất nhiều phương pháp quản lý văn bản điều hành, tùy theo đặc thù ngành nghề và mục đích của doanh nghiệp. Tuy nhiên, 3 phương pháp dưới đây được sử dụng phổ biến:
Đây là phương pháp thủ công và phổ biến trước đây, khi công nghệ thông tin còn chưa được ứng dụng rộng rãi. Tất cả các nghiệp vụ quản lý văn bản đều được ghi trong sổ sách theo một danh sách nhất định để theo dõi.
Về phân loại văn bản, doanh nghiệp tiến hành phân loại theo các đặc trưng. Việc sắp xếp và lưu trữ được thực hiện thủ công bằng các tủ tài liệu, tủ hồ sơ, kho tài liệu,... Vì vậy, việc tìm kiếm thủ công khá khó khăn và mất thời gian.
Khác với phương pháp sổ sách, quản lý văn bản bằng excel được thực hiện trên các bảng tính, trang tính hoặc bảng danh sách tạo lập trên excel hoặc word. Mọi thay đổi trong quản lý văn bản đều được cập nhật tại danh sách này để mọi người cùng tiếp cận.
Sử dụng các danh sách, bảng tính giúp việc thống kê và xử lý văn bản dễ dàng, tra cứu thuận tiện hơn. Tuy nhiên, khi khối lượng văn bản tăng nhiều, hoặc sai sót nhỏ sẽ khó khăn cho việc quản lý, dễ dẫn tới nhầm lẫn.
>> Tham khảo: Quản lý văn bản doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO.
Đây là phương pháp tiên hiến và chuyên nghiệp nhất đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp quản lý văn bản toàn diện, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Trên thị trường hiện nay, khá nhiều đơn vị cung cấp giải pháp quản lý văn bản điện tử. Tuy nhiên, phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức tin tưởng và sử dụng.
Quản lý văn bản điều hành toàn diện, chuyên nghiệp với CloudOffice.
CloudOffice cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý văn bản như: Cập nhật văn bản đến, phân loại và quản lý văn bản đi, phê duyệt văn bản, thống kê, theo dõi và báo cáo về tình hình văn bản,...
Trên đây là những thông tin quan trọng về quản lý văn bản điều hành trong doanh nghiệp. Khâu quản lý văn bản có ảnh hưởng đến nhiều bộ phận và hoạt động chung, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp quản lý văn bản CloudOffice để tổ chức và sắp xếp văn bản khoa học nhất.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
