Quản lý tài liệu bằng Access hoặc Excel là các phương thức được nhiều tổ chức sử dụng. Với khả năng lưu trữ dữ liệu cùng các công cụ phân tích, các phép tính phức tạp để trả về dữ liệu, hai chương trình này đều có những điểm ưu việt và hạn chế riêng. Vậy lựa chọn hình thức quản lý tài liệu hiệu quả như thế nào?

Quản lý tài liệu bằng Access hoặc Excel: Ưu điểm và những mặt hạn chế.

1. Quản lý tài liệu bằng Access

Quản lý tài liệu là một trong những vấn đề khiến nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đau đầu. Sử dụng Access để quản lý các file tài liệu là giải pháp được nhiều tổ chức áp dụng để giải quyết vấn đề.

Không chỉ dễ sử dụng, việc quản lý tài liệu bằng Access giúp quản lý hồ sơ theo một hệ thống khoa học, Việc tra cứu và sử dụng tài liệu trở nên dễ dàng, thuận tiện và linh hoạt hơn.

Ưu điểm của phương pháp quản lý tài liệu bằng Access:

• Phù hợp với nhiều người dùng bởi dễ sử dụng, thuận tiện.
• Khả năng bảo mật dữ liệu tốt.
• Có khả năng liên kết với nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài như các hệ thống cơ sở dữ liệu, các tệp văn bản, bảng tính Excel, thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu.
• Tính chính xác cao, có khả năng lọc, sắp xếp và phân tích dữ liệu.
• Có khả năng làm việc và lưu trữ với khối lượng dữ liệu lớn.

Quản lý tài liệu bằng Access có nhiều ưu điểm nhưng tồn tại nhiều hạn chế.

Bất cập của quản lý dữ liệu bằng Access

• Khó khăn khi khối lượng tài liệu lớn và tính phức tạp cao, việc quản lý tài liệu sẽ kém hiệu quả, dễ dẫn tới sai lầm ảnh hưởng đến công việc.
• Khó khăn khi triển khai mô hình quản lý dữ liệu qua Internet, đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin càng phát triển, Internet trở nên phổ biến, việc khó triển khai hệ thống qua Internet sẽ khiến hệ thống khó cải thiện, kém hiệu quả về lâu dài.
• Việc xây dựng mô hình, hệ thống quản lý tài liệu bằng Access mất nhiều thời gian và công sức.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

2. Quản lý tài liệu bằng Excel

Việc sử dụng Excel vào quản lý tài liệu, hồ sơ giúp các cơ quan, tổ chức, dễ dàng theo dõi số lượng, thời gian, nội dung,... của các tài liệu. Do Excel được sử dụng miễn phí, không phụ thuộc vào các nhà phát triển nên các tổ chức có thể tự thiết lập đơn giản.

Ưu điểm của phương pháp quản lý tài liệu bằng Excel:

• Thao tác đơn giản, dễ sử dụng, dễ dàng phù hợp với mọi người dùng.
• Tính phổ biến cao và miễn phí, tiết kiệm chi phí đầu tư.
• Có thể thêm, bớt dữ liệu và hỗ trợ các chức năng về báo cáo, thống kê tài liệu.

Sử dụng Excel để quản lý tài liệu chỉ phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ.

Hạn chế của phương pháp quản lý tài liệu bằng Excel:

• Chỉ phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi khối lượng tài liệu tăng lên, tốc độ xử lý sẽ bị giảm.
• Không phù hợp với các tổ chức cần báo cáo chi tiết các số liệu về quản lý tài liệu.
• Tốn nhân lực và thời gian để quản lý.
• Người dùng phải nắm được các hàm về Excel thì mới sử dụng hiệu quả.
• Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ bị sai sót hoặc nhầm lẫn.
• Bảo mật thông tin kém.
• Doanh nghiệp có nhiều tài liệu, lượng dữ liệu lớn sẽ khó quản lý, văn thư sẽ khó theo dõi bởi các thông tin kém logic, rời rạc, dẫn đến khâu quản lý tài liệu kém hiệu quả.

>> Tham khảo: Tổng hợp một số hàm Excel hữu ích.

3. Quản lý tài liệu hiệu quả bằng phương pháp nào?

Các phương thức quản lý tài liệu truyền thống đều tồn tại nhiều vấn đề bất cập. Đặc biệt khi lượng tài liệu lớn, các yêu cầu quản lý cao, đòi hỏi các phương pháp quản lý cần đảm nhiệm nhiều chức năng.

Quản lý tài liệu đơn giản với CloudOffice.

Để giải quyết vấn đề này, hiện nay, sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu dần trở thành xu hướng chung của các cơ quan, tổ chức. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp đầy đủ các chức năng về quản lý tài liệu, bao gồm:

• Quản lý văn bản: Tạo lập và quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, phân loại văn bản, theo dõi tiến độ xử lý văn bản,...
• Quản lý công việc: Tạo lập và giao việc, theo dõi và đánh giá thực hiện công việc.
• Quản lý tài liệu: Quản lý theo chủ đề, lưu trữ khoa học, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ.
• Tiện ích người dùng: Trao đổi thông tin nội bộ.
• Quản trị hệ thống: Phân quyền người dùng, triển khai mô hình nhiều cấp,.
• Cá nhân: Cung cấp các tính năng riêng cho cá nhân sử dụng.

CloudOffice có phiên bản sử dụng được trên các thiết bị di động thông minh. Vì vậy, người dùng có thể quản lý tài liệu mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng điều hành công việc từ xa.

Trên đây là các thông tin về quản lý tài liệu bằng Access hoặc Excel. Tuy các phương thức này đơn giản nhưng đều tồn tại nhiều bất cập. Sử dụng các giải pháp quản lý tài liệu, điển hình như CloudOffice là phương án tối ưu để quản lý toàn diện, hiệu quả.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/