Trong quá trình tìm hiểu các thông tin, quy định để áp dụng hóa đơn điện tử, khá nhiều doanh nghiệp vẫn mơ hồ về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Những đối tượng nào thuộc phạm vi sử dụng hóa đơn này? Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế khác nhau như thế nào? Để nắm được toàn bộ quy định nhằm sử dụng hóa đơn điện tử thuận tiện, doanh nghiệp hãy theo dõi các thông tin sau.

Những quy định quan trọng về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện gửi cho người mua (kể cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế). Trong đó:

• Mã của cơ quan thuế cấp cho hóa đơn bao gồm một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra và cung cấp dựa trên thông tin của bên bán trên hóa đơn điện tử.
• Vì việc cấp mã dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nên doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chịu hoàn toàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin này.

Cơ quan thuế cấp mã dựa trên thông tin của người bán trên hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì?

Ngược lại so với hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế (kể cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế).

3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Căn cứ theo Điều 12 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 6 của Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có đề cập đến các trường hợp áp dụng hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không phân biệt giá trị của từng lần bán hàng hóa cung ứng dịch vụ.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện rủi ro cao về thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách về kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên, doanh thu năm liền trước ít nhất 3 tỷ đồng thuộc lĩnh vực nông - lâm - ngư nghiệp, thủy sản, công nghiệp hoặc xây dựng có doanh thu năm trước liền kề ít nhất 10 triệu. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán và được yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hộ, cá nhân kinh doanh nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc dân dược, hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi.

Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.

Đối tượng sử dụng hóa điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh doanh đặc thù: Điện nước, xăng dầu, bưu chính viễn thông, đường bộ, đường sắt, đường thủy, hàng hải, hàng không, nước sạch, tài chính - tín dụng, bảo hiểm, y tế, siêu thị thương mại, thương mại điện tử và các tổ chức kinh tế thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử tuân theo quy định của pháp luật, đảm bảo truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Hướng dẫn điều chỉnh địa chỉ trên hóa đơn điện tử.

4. Điều kiện thực hiện cấp mã hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã cần phải đảm bảo các điều kiện sau:

• Đúng các thông tin đăng ký.
• Đúng định dạng và đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử.
• Không thuộc trường hợp bị ngưng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Việc cấp mã hóa đơn điện tử cần đáp ứng một số điều kiện.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục thuế sẽ tự động thực hiện cấp mã hóa đơn điện tử và trả kết quả cho người gửi.

Trên đây là các quy định quan trọng về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần nắm được các nội dung, đối tượng sử dụng và phân biệt với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để triển khai hóa đơn điện tử thuận tiện, dễ dàng.