Ngày 22/11/2012, Bộ Nội Vụ ban hành Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV hướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu, áp dụng trong các cơ quan tổ chức. Trong đó, nhiều nội dung quan trọng được Bộ Nội Vụ đề cập liên quan đến quản lý, lưu trữ văn bản, trách nhiệm của các bộ phận liên quan, thông tin cụ thể sẽ có trong bài viết sau.

1. Quản lý văn bản đến

Tại Chương II của Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV, quy trình quản lý văn bản đến bao gồm:

• Tiếp nhận văn bản đến: Kiểm tra, phân loại sơ bộ và đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến.
• Đăng ký văn bản đến: Có hai cách là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính.
• Trình, chuyển giao văn bản đến: Trình để xét duyệt và chỉ đạo giải quyết văn bản đến sau đó chuyển giao cho bộ phận phụ trách giải quyết.
• Giải quyết và theo dõi quá trình, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời hạn và đôn đốc việc giải quyết văn bản.

>> Tham khảo: Tại sao doanh nghiệp nên quản lý văn bản online.

2. Quản lý văn bản đi

Chương III của Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV, Bộ Nội Vụ hướng dẫn chi tiết về quy trình quản lý văn bản đi trong cơ quan, đơn vị, tổ chức, gồm:

• Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi các thông tin số và ngày, tháng năm của văn bản: Số văn bản cần tuân theo Điểm a, Khoản 1, Điều 8 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ghi ngày tháng năm của văn bản cần tuân theo Điểm b, Khoản 1, Điều 9 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
• Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện bằng sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được lưu trên máy vi tính.
• Nhân bản, đóng dấu của cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật của văn bản:

• Việc nhân bản được thực hiện theo đúng số lượng xác định tại nơi nhận của văn bản, đúng thời gian quy định.
• Đóng dấu lên văn bản: Thực hiện theo quy định về đóng dấu, chữ ký và dấu thể hiện mức độ khẩn, mật.

Đóng dấu lên văn bản đi.

• Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi tình trạng của văn bản đi: Lựa chọn bì và trình bày, viết phong bì sau đó đóng dấu mức độ khẩn, mật và dấu khác lên bì và chuyển phát văn bản đi.
• Lưu văn bản đi: Lưu bản gốc tại văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi.

>> Tham khảo: Phần mềm hóa đơn điện tử, Hóa đơn điện tử.

3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Ngoài quản lý văn bản thì việc lập và nộp hồ sơ, văn bản vào lưu trữ cũng rất quan trọng. Nội dung cụ thể được hướng dẫn tại Chương IV của Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV:

• Lập danh mục hồ sơ: Bao gồm xây dựng khung của danh mục; xác định những hồ sơ cần lập và tiêu đề, đơn vị lập và người lập; dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; đánh số và ký hiệu các đề mục, hồ sơ.

Lập danh mục hồ sơ để lưu trữ.

• Tổ chức lập danh mục hồ sơ:

• Danh mục hồ sơ được lập theo 2 cách: Tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị hoặc cá nhân liên quan sau đó hoàn thiện và trình lãnh đạo phê duyệt hoặc làm theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư, tổng hợp thành danh mục hồ sơ.
• Danh mục hồ sơ cần được phê duyệt bởi người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Văn thư cần sao chụp danh mục hồ sơ đã được ban hành để gửi cho các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo danh mục.
• Mở hồ sơ: Khi cá nhân giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.
• Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Thu nhập, cập nhật các tài liệu, văn bản vào hồ sơ tương ứng.
• Kết thúc hồ sơ: kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, xem xét loại ra khỏi hồ sơ, sắp xếp văn bản, xem xét thời hạn bảo quản và hoàn thiện.

4. CloudOffice - Giải pháp tối ưu để quản lý văn bản toàn diện

CloudOffice là giải pháp tối ưu trong quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị cung cấp bởi ThaisonSoft, tích hợp đầy đủ các tính năng về quản lý bản đến, quản lý văn bản đi, lưu trữ văn bản:

• Quản lý văn bản đến: Đóng vai trò như một nhân viên phụ trách công việc văn thư, thực hiện các công việc như phân loại, phân công, chuyển tiếp văn bản đến, phê duyệt, tìm kiếm,...
• Quản lý văn bản đi: Nhập văn bản vào hệ thống sau đó gửi đến các phòng ban liên quan, nhận thông báo và tra cứu văn bản đi.
• Quản lý văn bản nội bộ: Quản lý các văn bản lưu hành nội bộ như thông báo, đề xuất, tờ trình, đề án,...
• Quản lý văn bản lưu: Lưu lại những văn bản không thuộc văn bản đến hay văn bản đi.
• Tạo liên kết văn bản: Tạo hệ thống mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản liên quan, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm được các văn bản liên quan.
• Thống kê, báo cáo: Thống kê, báo cáo theo đúng yêu cầu của công tác văn thư truyền thống.

Quản lý văn bản toàn diện với CloudOffice.

Trên đây là các nội dung quan trọng đáng chú ý của Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV. Để quản lý văn bản chuyên nghiệp, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo CloudOffice - giải pháp tối ưu trong quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị cung cấp bởi ThaisonSoft.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/