Báo cáo công việc là điều mà bất kỳ nhân viên văn phòng nào cũng cần phải thực hiện và thành thạo. Công việc này tưởng chừng như đơn giản nhưng lại làm khó rất nhiều người. Dưới đây là kỹ năng lập báo cáo công việc đơn giản và hiệu quả nhất.

Kỹ năng báo cáo công việc đơn giản, hiệu quả cho nhân viên văn phòng.

1. Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc được hiểu là trình bày một cách khoa học, rõ ràng và chi tiết tiến độ làm việc của một cá nhân, nhóm hoặc tập thể và các kết quả đạt được. Báo cáo công việc thường được thực hiện vào cuối ngày hoặc sau khi kết thúc công việc.

Báo cáo công việc rất quan trọng với doanh nghiệp.

Mẫu báo cáo công việc là biểu mẫu để thực hiện việc báo cáo này. Mẫu báo cáo công việc thể hiện cách sắp xếp, tổ chức công việc nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.

Tùy theo đặc trưng riêng của tổ chức mà sẽ có các hình thức báo cáo riêng theo ngày, tuần hoặc theo tháng để làm căn cứ giám sát.

>> Tham khảo: Quản lý tài liệu doanh nghiệp.

2. Vai trò của báo cáo công việc trong doanh nghiệp

Báo cáo công việc gắn liền với các công việc, đặc biệt có vai trò quan trọng với những công việc có tính quy trình cao:

• Dễ dàng đánh giá được năng lực hoàn thành công việc của cá nhân, nhóm, tập thể.
• Kịp thời đề ra những phương pháp điều chỉnh công việc nhằm đạt được kết quả tốt hơn.
• Theo dõi chặt chẽ về tiến trình làm việc nhằm có những can thiệp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công việc.
• Giúp các cá nhân tự đánh giá được quá trình thực hiện công việc để có sự điều chỉnh bản thân.
• Giúp nhà lãnh đạo có công cụ để theo dõi và bố trí nhân sự, nguồn lực để hoàn thành công việc hợp lý và đạt kết quả tốt nhất.
• Giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên để đề ra các kế hoạch, mức khen thưởng phù hợp cho các cá nhân hoặc có kế hoạch điều chuyển với những cá nhân không đạt yêu cầu.

Báo cáo công việc giúp cho thực hiện các mục tiêu hiệu quả hơn.

3. Cấu trúc của một bản báo cáo công việc

Các mẫu báo cáo công việc sẽ là tài liệu để nộp lên cấp trên nên cần đầy đủ các phần:

• Tóm tắt đánh giá kết quả chung của công việc, tổng quát về những điều đạt được và chưa đạt được.
• Bối cảnh của báo cáo: Phác thảo cấu trúc nội dung, phạm vi và phương thức sử dụng.
• Nội dung: Đây là mục quan trọng nhất, cần trình bày chi tiết về tiến trình thực hiện công việc, các kết quả đạt được, những tồn tại, hạn chế và đề xuất phương hướng, kiến nghị để khắc phục hạn chế.
• Kết luận: Tổng kết rõ ràng, đưa ra định hướng cho các kế hoạch công việc tiếp theo.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Ví dụ về mẫu báo cáo công việc.

4. Những kỹ năng cần thiết để xây dựng báo cáo công việc khoa học, hiệu quả

Báo cáo công việc tưởng chừng như là việc rất đơn giản nhưng nếu không biết cách xây dựng, bạn sẽ khó thể hiện được hết những vấn đề quan trọng với sếp. Vì vậy, bạn cần trang bị một số kỹ năng và lưu ý:

Xác định rõ ràng mục đích báo cáo

Bước đầu tiên, bạn cần xác định viết báo cáo nhằm mục đích gì. Mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng các mẫu báo cáo đặc trưng. Bạn có thể dựa theo đó để hoàn thiện theo đúng mục đích.

Xây dựng đề cương cho báo cáo

Bạn cần vạch ra các mục cần thể hiện trong báo cáo để tránh bỏ sót các nội dung quan trọng. Đặc biệt, việc trình bày các đầu mục như thế nào cho khoa học, logic cũng là điều rất quan trọng để bản báo cáo của bạn chuyên nghiệp và giúp người xem dễ hiểu, dễ đánh giá hơn.

Kỹ năng phân tích, đánh giá

Trong quá trình báo cáo công việc, bạn cần có sự phân tích và đánh giá khách quan về công việc. Các nguyên nhân và vấn đề phát sinh khi thực hiện công việc cần được thể hiện rõ ràng.

Đề xuất giải pháp

Điều quan trọng nhất của báo cáo là sau khi báo cáo kết quả, bạn cần đưa ra các giải pháp để điều chỉnh để các công việc được thực hiện tốt hơn. Các đề xuất không cần quá chi tiết, chỉ cần xoay quanh và bám sát vấn đề. Kỹ năng đề xuất giải pháp sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và giúp bạn cải thiện khả năng quan sát, nhận định, tư duy.

Đề xuất giải pháp sau khi báo cáo kết quả công việc.

Kỹ năng diễn đạt, trình bày

Kỹ năng diễn đạt đóng góp quan trọng giúp bạn thể hiện bản báo cáo công việc đầy đủ, toàn diện. Khả năng diễn đạt rõ ràng, chuyên nghiệp sẽ góp phần “ghi điểm” trong mắt nhà lãnh đạo. Vì vậy, bạn cần có sự chuẩn bị và cẩn thận khi trình bày, tránh những lỗi sai cơ bản như: chính tả, hình ảnh, lỗi font,...

Trên đây là một số kỹ năng khi xây dựng báo cáo công việc. Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng với nhân viên văn phòng. Bạn cần trang bị để thực hiện công việc hiệu quả hơn.

Ngoài ra, quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn về giải pháp văn phòng điện tử Cloudoffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/