Không ký được chữ ký số khiến cho mọi giao dịch điện tử bị ngừng lại, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ nguyên nhân và cách xử lý hiệu quả.

Không ký được chữ ký số và cách xử lý.

1. Chữ ký số là gì 

Chữ ký số được sử dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử, như ký hợp đồng điện tử, ký hóa đơn điện tử, nộp thuế, khai bảo hiểm xã hội, khai hải quan điện tử… 

Chữ ký số theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 được định nghĩa như sau:

“6. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Có thể hiểu ngắn gọn chữ số là chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, từ việc ký chữ ký số có thể chống lại sự thay đổi của văn bản được ký và xác định chính xác được người ký.  

2. Không ký được chữ ký số xử lý như thế nào

Không ký được chữ ký số dẫn đến nhiều hoạt động của doanh nghiệp bị ngừng lại và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Căn cứ vào từng nguyên nhân không ký được chữ ký số mà người ta đưa ra cách xử lý phù hợp.

2.1 Nguyên nhân không ký được chữ ký số

Người ta xác định được rất nhiều các nguyên nhân khác nhau dẫn đến không ký được chữ ký số. Các nguyên nhân không ký được chữ ký số phổ biến nhất là do:

• Chữ ký số hết hạn, người dùng chưa gia hạn sử dụng

• Chữ ký số - USB Token bị hỏng

• Nhập sai mã PIN khi ký số 

• Phần mềm chữ ký số bị lỗi

Nguyên nhân không ký được chữ ký số.

2.2 Cách xử lý khi không ký được chữ ký số 

Đối với từng nguyên nhân gây lỗi khác nhau, cách xử lý lỗi khác nhau. Cụ thể người dùng xử lý như sau:

1. Chữ ký số hết hạn người dùng chưa gia hạn

Chữ ký số hết hạn sử dụng cách  xử lý duy nhất là người dùng gia hạn chữ ký số để có thể sử dụng chữ ký số tiếp tục. 

2. USB Token bị hỏng

Trường hợp không ký được chữ ký số do USB Token bị lỗi cần xác định là lỗi gì. Trường hợp USB Token bị lỗi do bị va đập, bị chập cháy, do nhiễm virus, do dính nước… Người dùng cần liên hệ với nhà cung cấp để được thay thế USB Token mới.

3. Nhập sai mã PIN

Khi sử dụng chữ ký số, người dùng cần nhập mã PIN để xác thực. Nếu nhập sai mã PIN quá nhiều lần (thường là 5 lần), USB Token sẽ bị khóa người dùng cần liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để mở khóa USB Token.

4. Phần mềm chữ ký số bị lỗi

Phần mềm chữ ký số bị lỗi cũng có thể là nguyên nhân khiến người dùng không thực hiện ký được chữ ký số. Khi này người dùng cần kiểm tra lại phần mềm chữ ký số và cài đặt lại nếu cần thiết.

3. Lưu ý tránh chữ ký số bị lỗi

Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số để tránh tình trạng không ký được chữ ký số:

• Lưu ý gia hạn chữ ký số trước khi chữ ký số hết hạn kịp thời.

• Bảo quản USB Token cẩn thận trong ngăn kéo nơi thoáng mát, để tránh bị hư hỏng, dính nước hay va đập.

• Ghi nhớ mã PIN của USB Token và khi nhập cần nhập cẩn thận.

• Cập nhật phần mềm chữ ký số thường xuyên.

Trên đây là thông tin mà CloudOffice giải đáp về việc không ký được chữ ký số xử lý như thế nào. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn xử lý tình trạng không ký được chữ ký số một cách nhanh chóng và hiệu quả.