Việc tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào cho nhanh và chính xác nhất là thắc mắc của không ít người dùng khi mới sử dụng hóa đơn điện tử. Đừng lo, bài viết này einvoice.vn sẽ giúp bạn giải đáp.

Tra cứu hóa đơn điện tử là gì?

1. Tra cứu hóa đơn điện tử là gì?

Tra cứu hóa đơn điện tử là việc tìm kiếm thông tin hóa đơn giúp kế toán kiểm tra nhanh và xác thực hóa đơn có bị sai sót, có hợp pháp hay hợp lệ không. Thực tế, khi mới sử dụng hóa đơn điện tử, người dùng thường thắc mắc về cách tra cứu hóa đơn điện tử.

Để tra cứu hóa đơn điện tử, bạn và doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức tra cứu:

• Tra cứu ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng như E-invoice.

• Tra cứu trên cổng thông tin tra cứu của Tổng cục thuế.

2. Nguyên tắc tra cứu và sử dụng thông tin tra cứu

Tại Điều 28 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ quy định rõ về nguyên tắc tra cứu và sử dụng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Thứ nhất, bên sử dụng thông tin có thể tiến hành tra cứu bằng cách truy cập và truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu về thông tin về hóa đơn.

• Thứ hai, Tổng cục Thuế sẽ thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, trường hợp sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể dễ dàng tra cứu.

• Thứ ba, muốn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin cần nhập thông tin hóa đơn điện tử tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.

• Thứ tư, các trường hợp cơ quan nhà nước hoặc người có thẩm quyền theo quy định pháp luật có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế phải có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.

• Thứ năm, Tổng cục Thuế có trách nhiệm phải xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.

 

3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác 2019

Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử

Muốn tra cứu hóa đơn điện tử nhanh và chính xác nhất, bạn có thể lựa chọn tiến hành tra cứu trên hệ thống phần mềm hóa đơn mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft thì bạn có thể tiến hành tra cứu theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Bạn truy cập hệ thống tra cứu của E-invoice tại link này: https://einvoice.vn/tra-cuu.

Nhập thông tin để tra cứu hóa đơn trên E-invoice.

Bước 2: Bạn nhập số hóa đơn cần tra cứu.

Bước 3: Bạn nhập 5 ký tự đầu của mã xác thực hay mã nhận hóa đơn.

Bước 4: Bạn nhập mã kiểm tra và nhấn vào ô “Tra cứu hóa đơn” để tiến hành tra cứu.

Ngay sau đó, màn hình sẽ hiển thị thông tin về hóa đơn và hiển thị cả 2 tệp hóa đơn định dạng .zip và .pdf. Bạn có thể tiến hành tải về và lưu trữ nếu có nhu cầu.

Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử trên trang của Tổng cục thuế

Để tra cứu hóa đơn điện tử trên trang của Tổng cục thuế, bạn sẽ tiến hành theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Bạn tiến hành truy cập vào trang thông tin của Tổng cục thuế theo đường link này: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục thuế.

Bước 2: Trên giao diện trang chủ, bạn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai” để tiến hành tra cứu 1 hoặc nhiều hóa đơn (hoặc nếu muốn tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì bạn chọn chức năng “Hóa đơn có mã xác thực”).

Bước 3: Bạn nhập đủ 5 trường thông tin được yêu cầu: Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Mã xác thực rồi nhấn ô “Tìm kiếm”.

Nhập đủ các thông tin được yêu cầu để tiến hành tra cứu hóa đơn.

Bước 4: Bạn kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn được trả về.

Kết quả trả về đầy đủ cả 2 trường thông tin.

Lưu ý rằng: Chỉ có hóa đơn điện tử hợp pháp mới hiển thị đầy đủ cả 2 trường thông tin về người bán hàng, dịch vụ và thông tin hóa đơn.

Kết quả trả về thiếu 1 trong 2 trường thông tin.

Trường hợp thông tin trả về thiếu 1 trong 2 trường thông tin thì có thể là hóa đơn không hợp pháp. Hoặc lỗi này cũng là do bên bán chưa thông báo phát hành, bạn cần liên hệ với bên bán hàng để xác nhận lại thông tin cho hóa đơn.

Trên đây, einvoice.vn đã hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác nhất 2019 đến bạn.

Mọi thắc mắc về cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác nhất hoặc để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223