HOTLINE: 1900 4767
Quản lý văn bản điện tử như thế nào tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật? Văn bản điện tử được coi là phương tiện ghi thông tin rất phổ biến trong thời đại “chuyển đổi số”. Tính ứng dụng của loại văn bản này ngày càng trở nên rộng rãi ở nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, cách thức quản lý văn bản điện tử như thế nào thì không phải đơn vị nào cũng nắm được quy định.
Hướng dẫn quy trình quản lý văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.
Căn cứ theo Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về công tác văn thư, văn bản điện tử là loại văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, được trình bày theo đúng thể thức, định dạng và kỹ thuật như quy định.
Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc thực hiện kiểm soát, theo dõi trong suốt vòng đời của hồ sơ điện tử, bao gồm các nghiệp vụ: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản và lưu trữ, sử dụng và hủy văn bản điện tử.
Quản lý văn bản điện tử là nghiệp vụ quan trọng với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị.
Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quy trình quản lý văn bản điện tử được phân chia thành mục văn bản đến và văn bản đi.
Theo Chương II của Thông tư 01/2019/TT-BNV, quy trình quản lý văn bản đến gồm:
Khâu tiếp nhận văn bản điện tử đến cần phải:
Đăng ký văn bản điện tử đến:
Số hóa văn bản điện tử đến từ văn bản giấy: Tiêu chuẩn số hóa văn bản, tài liệu:
Sau khi xử lý các khâu bước đầu, bộ phận văn thư cần trình văn bản hoặc chuyển giao đến bộ phận có trách nhiệm xử lý, giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì người có thẩm quyền cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân phối hợp để xử lý văn bản.
Khi nhận được văn bản điện tử đến, đơn vị hoặc cá nhân cần có trách nhiệm:
Tổ chức xử lý văn bản điện tử đến.
Các bước để quản lý văn bản điện tử đi như sau:
Cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản cần phải:
Soạn thảo văn bản điện tử để gửi đi.
Lãnh đạo của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản cần:
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản:
Bộ phận văn thư tiếp nhận:
Ban hành văn bản điện tử đi
Để thực hiện ban hành văn bản điện tử đi, người có thẩm quyền của đơn vị cần ký duyệt ban hành để chuyển văn thư cơ quan làm thủ tục. Bộ phận văn thư sẽ thực hiện tiếp như sau:
Phát hành văn bản được số hóa từ văn bản giấy
Trường hợp tổ chức/đơn vị thực hiện phát hành văn bản giấy và cần số hóa văn bản giấy cần căn cứ theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 6 Thông tư này. Sau đó, tổ chức ký số và phát hành văn bản số hóa. Sau khi gửi văn bản giấy cho các tổ chức nhận, đơn vị cần lưu văn bản điện tử trong hệ thống.
>> Có thể bạn quan tâm: Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO.
CloudOffice là giải pháp cải tiến các quy trình tác nghiệp truyền thống, hướng đến một văn phòng điện tử “không giấy tờ” do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) cung cấp. CloudOffice cung cấp đầy đủ các chức năng như: Quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, tờ trình, phân loại, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản,...
Quản lý văn bản điện tử toàn diện, chuyên nghiệp với CloudOffice.
Sử dụng CloudOffice, người dùng có thể truy cập và điều hành từ xa thông qua các ứng dụng cài trên smartphone, máy tính bảng. Nhờ vậy, CloudOffice đáp ứng đầy đủ các yêu cầu làm việc từ xa của lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng đơn vị.
Những chức năng ưu việt của CloudOffice trong quản lý văn bản:
CloudOffice như “cánh tay đắc lực” hỗ trợ cho công tác văn thư của các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp được cải tiến và thu gọn, thực hiện dễ dàng và thuận tiện, hiệu quả hơn. Bộ phận văn thư không cần quá nhiều thời gian và công cụ thủ công, các nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng trên hệ thống của CloudOffice chỉ với thiết bị kết nối mạng.
Trên đây là hướng dẫn quy trình quản lý văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ. Quản lý văn bản điện tử đóng vai trò quan trọng trong thời đại “số hóa”. Để cải tiến và chuyên nghiệp hóa công tác văn thư, doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị có thể tham khảo giải pháp quản lý văn bản CloudOffice.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
