Cách lập hóa đơn điện tử như thế nào đơn giản, nhanh chóng là điều mà nhiều Kế toán quan tâm. Sử dụng hóa đơn điện tử là bước cải tiến vượt bậc so với việc viết hóa đơn giấy trước đây. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lần đầu áp dụng hóa đơn điện tử, kế toán không tránh khỏi lúng túng trong các thao tác với công cụ làm việc mới. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết để kế toán nắm được các bước cụ thể.

Hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng.

1. Mục đích của lập hóa đơn điện tử

Mục đích của việc lập hóa đơn điện tử là để đảm bảo ghi lại tất cả các thông tin về giao dịch giữa người mua và người bán để thanh toán và xử lý các nghiệp vụ liên quan. Các dữ liệu này sẽ được chuyển vào hệ thống kế toán hoặc tài chính của doanh nghiệp.

Sau khi kê khai xong các thông tin cần thiết của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xác nhận các dữ liệu này là chính xác, thực hiện ký số và gửi cho người mua. Nếu không có vấn đề sai sót, nhầm lẫn, người mua sẽ tiến hành thanh toán giao dịch theo phương thức đã thỏa thuận với người bán.

2. Cách lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT

Đối với mỗi phần mềm hóa đơn điện tử, cách lập hóa đơn điện tử sẽ có những điểm khác biệt. Tuy nhiên, về cơ bản quy trình thực hiện tương tự nhau. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thì có thể tham khảo hướng dẫn theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử (nếu cần thiết)

Nếu doanh nghiệp lần đầu lập hóa đơn điện tử thì cần làm các thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử thì có thể bỏ qua bước này.

Bước 2: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Để đăng nhập vào hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn cần sử dụng 3 thông tin sau: Mã số thuế của doanh nghiệp, tên tài khoản đăng nhập và mật khẩu. Trong đó, tên đăng nhập và mật khẩu sẽ lấy từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử (THAISONSOFT).

Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử

Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn” trên thanh công cụ chính, lựa chọn loại hóa đơn cần lập, ví dụ chọn “Lập hóa đơn giá trị gia tăng”.

Tiếp theo, hệ thống sẽ chuyển đến phần thông tin chi tiết của hóa đơn điện tử. Nếu là lần đầu tiên lập hóa đơn điện tử, bạn cần điền đầy đủ các mục thông tin, còn lại những lần sau, hệ thống phần mềm sẽ tự động chuyển thông tin, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”.

Điền các thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử.

Nhập dữ liệu xong, bạn ấn “Ghi” nằm ở góc bên phải phía dưới màn hình. Hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số hay không, bạn cần cắm usb token vào cổng usb của máy tính để thực hiện ký số.

Sau khi hoàn thành việc lập hóa đơn, bạn có thể gửi cho người mua. Phương thức gửi qua email hoặc SMS, tùy theo thỏa thuận của hai bên.

>> Nội dung bạn có thể quan tâm: Cách sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

3. Giải đáp một số thắc mắc về lập hóa đơn điện tử

Ngoài việc nắm được cách lập hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng, doanh nghiệp nên biết những thông tin, quy định quan trọng khi lập hóa đơn điện tử.

3.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày lập hay ngày ký?

Căn cứ theo Khoản 1e, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định là khi người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với nội dung tại Điều 4 của Thông tư này.

3.2. Lập hóa đơn điện tử có được kèm bảng kê?

Theo Công văn số 78552/CT-TTHT ngày 28/11/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội và Công văn số 3474/CT-TTHT ngày 08/11/2018 của Cục Thuế Bắc Ninh, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử không được phép đính kèm bảng kê. Ngược lại, Công văn 8964/CT-TTHT của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh cho phép lập bảng kê kèm hóa đơn điện tử. 

Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử.

Như vậy, một số cơ quan thuế chấp thuận lập bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử còn một số cơ quan thuế không cho phép. Doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định cụ thể của cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để thực hiện đúng luật.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3.3. Có thể lập hóa đơn điện tử vào ngày nghỉ hay không?

Trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy tồn tại nhiều hạn chế, trong đó có những bất cập về việc lập hóa đơn điện tử ngoài giờ hành chính. Hóa đơn điện tử là bước cải tiến, giải quyết vấn đề này.

Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn thời gian, kể cả ngày nghỉ cuối tuần, ngày lễ tết. Đây là một ưu điểm vượt trội tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của Kế toán.

Trên đây là hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể tham khảo và thực hiện để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng, thuận tiện hơn. Mọi thắc mắc cần giải đáp về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.