Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Ngoài bản gốc của hóa đơn điện tử, bản thể hiện và một số file liên quan dữ liệu hóa đơn điện tử rất dễ khiến doanh nghiệp nhầm lẫn với nhau nếu không phân biệt rõ ràng.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

1. Khái niệm bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Thực chất, khái niệm bản thể hiện của hóa đơn điện tử chưa được cụ thể hóa trong các văn bản pháp luật. Tuy nhiên, để hiểu bản chất, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các quy định về hóa đơn điện tử và định dạng hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Mặt khác, theo Điều 5 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng của hóa đơn điện tử được quy định như sau:

“ Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”

Thành phần định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm hai thành phần: Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chữ ký số. Riêng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ có thêm thành phần chứa dữ liệu mã cơ quan thuế.

Cũng tại Khoản 3 của Điều này, Bộ Tài Chính quy định:

“3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.”

Khái niệm bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Theo các quy định trên đây, có thể hiểu bản chất của bản thể hiện hóa đơn điện tử là hiển thị đầy đủ, toàn vẹn cả về hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Người xem có thể đọc các thông tin trên bản thể hiện hóa đơn điện tử theo một số các định dạng như PDF, HTML,...

2. Những lưu ý về bản thể hiện hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau về bản thể hiện của hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử gốc phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.
• Phản ánh trọn vẹn, đầy đủ cả về mặt hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Bản thể hiện hóa đơn điện tử không có giá trị giao dịch, chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ.

Yêu cầu đối với bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Trên đây là các thông tin giải đáp cho vấn đề: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin để có sự phân biệt rõ ràng, tránh nhầm lẫn với các file liên quan đến dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần tư vấn thêm, vui lòng liên hệ hotline: 19004767/ 19004768.