HOTLINE: 1900 4767
Lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến được nhiều quy trình về hành chính - văn phòng. Quản lý tài liệu, văn bản và hồ sơ công việc đóng vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới công việc kinh doanh và hoạt động chung của công ty. Phần mềm quản lý tài liệu điện tử là giải pháp tối ưu để phục vụ, hỗ trợ đắc lực cho công việc.
5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho doanh nghiệp.
Khác với các giải pháp phần mềm nghiệp vụ đặc thù, phần mềm quản lý tài liệu cần phải đảm nhận cả quá trình truyền dữ liệu đến mọi cấp, mọi bộ phận trong doanh nghiệp và ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động chung. Vì vậy, những tiêu chí về sự khoa học, chuyên nghiệp và chặt chẽ, bảo mật đóng vai trò rất quan trọng.
Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu là giải pháp để “chuẩn hóa” hệ thống hồ sơ, tài liệu, văn bản trong doanh nghiệp, giúp việc sử dụng các dữ liệu trở nên dễ dàng, thuận tiện. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phần mềm có hệ thống lưu trữ văn bản được sắp xếp logic, khoa học. Giao diện của phần mềm cần đảm bảo dễ sử dụng đối với bất kỳ nhân viên nào để thuận tiện cho công việc.
>> Tham khảo: Xây dựng hệ thông quản lý tài liệu doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý văn bản là giải pháp thay thế nghiệp vụ quản lý tài liệu, hồ sơ thủ công. Vì vậy, hệ thống phải đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ, quản lý toàn diện từ cập nhật văn bản đến, phân loại văn bản, phê duyệt, xem văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản nội bộ, lưu trữ văn bản,...
Phần mềm quản lý văn bản cần đảm bảo quản lý văn bản toàn diện cho doanh nghiệp.
Giải pháp phần mềm quản lý văn bản cần đảm bảo thực hiện hoàn toàn trên hệ thống trực tuyến để cải tiến toàn diện công tác quản lý tài liệu, hồ sơ. Toàn bộ dữ liệu cần được lưu trữ tập trung trên hệ thống để đảm bảo tất cả nhân viên đều truy cập và sử dụng được.
Tiêu chí này đặc biệt quan trọng với bộ phận quản lý, lãnh đạo công ty - những bộ phận thường xuyên phải đi công tác, gặp gỡ đối tác, không có mặt tại văn phòng. Tính năng này giúp các nhà quản trị có thể truy cập hệ thống và điều hành công việc từ xa dễ dàng, thuận tiện.
Hoặc trong một số trường hợp đặc biệt, nhân viên không thể có mặt tại công ty, tính năng này sẽ giúp công việc được thực hiện mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần thiết bị máy tính có kết nối Internet.
Phần mềm quản lý tài liệu trên máy tính đóng vai trò là công cụ hỗ trợ làm việc quan trọng. Vì vậy, các tính năng tiện ích sẽ giúp người dùng thuận tiện, dễ dàng hơn trong thực hiện công việc.
Đặc biệt, các tính năng về thiết lập lịch làm việc, hệ thống trao đổi nội bộ, danh bạ, ghi chép, ghi chú và thông báo tình hình công việc,... là những tính năng cần thiết để nâng cao hiệu suất làm việc.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Vấn đề quan trọng hàng đầu mà doanh nghiệp cần lưu ý khi đưa các dữ liệu lên hệ thống trực tuyến là cần đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu. Phần mềm quản lý tài liệu cần được áp dụng các phương thức bảo mật, tiêu chuẩn an toàn thông tin hiện đại để tối đa bảo mật, tránh bị rò rỉ thông tin và các dữ liệu quan trọng.
Tiêu chí an toàn thông tin, tối đa bảo mật cần được chú trọng.
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice là giải pháp quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp. Được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. CloudOffice đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của một hệ thống văn phòng điện tử khoa học, chuyên nghiệp.
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice giúp quản lý văn bản toàn diện, nhiều phân hệ giúp lưu trữ hồ sơ khoa học, cung cấp nhiều tiện ích cho người dùng. CloudOffice có các phiên bản chạy trên thiết bị di động với các nền tảng như IOS, Android, Windows Phone giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập để quản lý văn bản và điều hành công việc từ xa.
.png)
CloudOffice được vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.
Đồng thời, hệ thống của CloudOffice được vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013. Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về khả năng đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật khi đưa dữ liệu lên hệ thống.
Cùng với nhiều tiện ích khác như hệ thống trao đổi thảo luận, chat, tin nhắn, thông báo, danh bạ, ghi chép, ghi chú, nhắc việc…, CloudOffice được nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn nhằm “chuẩn hóa” quy trình quản lý tài liệu, hướng tới một văn phòng điện tử hiện đại.
Trên đây là 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tham khảo để đưa ra quyết định nhằm lựa chọn được giải pháp phù hợp, hỗ trợ tốt nhất cho nghiệp vụ quản lý tài liệu nói riêng và các công việc hành chính văn phòng nói chung.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
